Tipp von Brigitte Hanisch

Was ist zu beachten?

Altbacken, bürokratisch oder sogar unprofessionell – schnell entsteht von Ihrem Unternehmen ein schlechter Eindruck, wenn Sie Phrasen und Floskeln von vorgestern benutzen und Ihre schriftliche Kommunikation hölzern und blutleer daherkommt.

Jeder, der schreibt, gerät in Versuchung, Floskeln zu verwenden. Sie werden gern als „sprachliches Kulturgut“ betrachtet, gehegt und gepflegt und von Generation zu Generation weitergereicht. Wer zu lange Texte schreibt, stellt sich bloß als jemand, der nicht auf den Punkt kommen kann. Er verliert an Überzeugungskraft, weil zu lange und komplizierte Erläuterungen Misstrauen wecken.

Trotz Fax und E-Mail wird es den Brief weiterhin geben. Doch selbst bei professionellen Absendern findet man peinliche Dinge – schon bei Orthographie und Grammatik. Spätestens beim Inhalt trennt sich dann die Spreu vom Weizen (Stil, Verständlichkeit). Die letzte Hürde der schriftlichen Kommunikation – eigener Stil, individuelle Ansprache, Kreativität, Partnerorientierung – nehmen nur noch wenige.

Schriftliche Kommunikation: Sonderfall E-Mail

Heute erledigen wir unsere schriftliche Kommunikation überwiegend per Mail. E-Mail, die elektronische Post, ist eine sehr reizvolle Möglichkeit, im Internet zu kommunizieren – und das schneller und kostengünstiger als auf dem herkömmlichen Postweg (Snailmail – Schneckenpost). Über den Zeit- und Kostenfaktor hinaus hat das Mailen gegenüber dem Telefonieren den Vorteil, dass Sie die Nachrichten abrufen und bearbeiten können, wann Sie es möchten.

Das Mailen birgt jedoch auch Gefahren, denn das Medium ist nicht nur schnell, sondern auch „flüchtig“. Oft werden Nachrichten versehentlich gelöscht; wir vergessen, den Anhang mitzuschicken oder zu öffnen; es wimmelt von Flüchtigkeitsfehlern, die Anrede und der Gruß fehlen, Abkürzungen nehmen überhand.

Achten Sie also auch beim Mailen auf Orthographie und Interpunktion. Denn das Mailen setzt die Regeln der deutschen Rechtschreibung nicht außer Kraft. Wer alles klein schreibt, macht sich das Schreiben zweifelsohne einfacher, doch er erschwert dem anderen das Lesen. Ist das partnerorientiert? Zeugt das von Wertschätzung für den anderen? Am Ende der E-Mail verabschieden Sie sich mit einem zeitgemäßen Gruß. Übrigens: MfG ist verpönt, denn abgekürzte Höflichkeit ist keine Höflichkeit!

Bitte mailen Sie nicht,

• wenn Sie unangenehme Nachrichten überbringen müssen,
• wenn Sie heikle oder komplexe Themen diskutieren wollen,
• wenn eine Nachricht vertraulich ist,
• wenn Sie „Dampf ablassen“ wollen,
• wenn es wirklich dringend ist – dann geht es per Telefon schneller
• wenn Sie kondolieren möchten,
• wenn Sie zu einer hoch offiziellen Veranstaltung (z. B. Festakt, Firmenjubiläum) einladen.

Ja, und noch ein Wort zum Weiterleiten von E-Mails. Es ist ja so bequem, eine empfangene Mail mit einem kurzen Kommentar gleich an die Personen weiterzuleiten, die ebenfalls in die Sache involviert sind. Doch halt – haben Sie Ihre empfangene Mail zu Ende gelesen? Wie oft hat der andere am Ende noch eine Bemerkung angehängt („so’n Quatsch“, „der tickt doch nicht richtig“ usw.). Upps – Fettnäpfchen! Wie wollen Sie das wieder ausbügeln?

Fazit: Erst denken, dann klicken!

Johann Wolfgang von Goethe an seine Schwester:

„Schreibe, wie du redest, und du wirst einen guten Brief schreiben.“

Gotthold Ephraim Lessing:

„Schreib, wie du redest, und du schreibst gut.“

Anton Tschechow:

„Ich mag kein überflüssiges Gerede. Je kürzer – umso besser. Nur Wesentliches (und Zeitloses) sollte man darstellen.“

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